PREPARACION
Cuando organice reuniones, programe tiempo para prepararse. Haga circular el temario bastante tiempo antes, incluida la hora de finalización. Empiece a organizar sus pensamientos. Es probable que en los siguientes días se le ocurran ideas; estas suelen surgir en cualquier momento. Tome nota de sus ideas inmediatamente, y juntelas con otros papeles importantes, listos para servir de referencia durante la reunión. Al comienzo de cada reunión corrobore que todas las personas estén preparadas. De lo contrario, ¿debería continuar? ¿es mejor suspender la reunión mientras fulano de tal alcance el nivel de preparación de todos los demás?.
TEMARIO
Haga temarios cortos; cuanto menos rubros, más productiva será la reunión. Borre “Otros asuntos” del temario: genera debates prolongados sobre temas mal preparados.
COMPROMISO
Consiga el compromiso individual de todas las personas para que preparen su contribución a la reunión de antemano. El tiempo que esto le lleve será recompensado con creces en los resultados. Comprometa a las personas a realizar actividades de seguimiento y anotelas de inmediato. Controlelas despues de la reunión y asegúrese de que todos cumplan, como fue prometido.
RESPETO AL HORARIO
Comience y finalice a horario, todas la veces. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero es un consejo fundamental. Tal vez hagan falta varias reuniones hasta que los beneficios de esta técnica se vean en la puntualidad, una elección adecuada de la duración de la reunión, temarios más cortos, menos debate no pertinente y mejor preparación. Comience a una hora que sea significativa: 2:45 de la tarde en lugar de 3:00 fomenta la puntualidad. Las reuniones que empiezan a las 4:45 probablemente terminen a horario; las reuniones a las 8:15 de la mañana sugieren urgencia e importancia. Haga reuniones breves. La ley de disminución del retorno entra en vigencia despues de alrededor de 45 minutos; cuanto más tiempo dura la reunión, menos se consigue por minuto. Emplee reuniones cortas e informales cuando sea conveniente. Introducir 15 minutos en el cronograma de unas pocas personas ocupadas lleva a una veloz transmisión de información, rápidos consenso y toma de decisiones.
ACTAS
Decídace entre una simple lista de actividades, un breve resumen de acontecimientos y actividades o un acta detallada. Concéntrese en actividades, compromisos, nombres, fechas y acontecimientos esenciales. ¿Podría simplemente fotocopiar las anotaciones apuntadas durante la reunión y repartirlas ? No asigne la tarea de escribir las actas a alguien que pueda producir un informe parcial de los hechos. Esto destruiría el trabajo en equipo.
DECISIONES
Seleccione de la lista siguiente el proceso de toma de decisiones apropiado para el asunto que se trate:
Usar la reunión como foro para anunciar un veredicto ya preparado;
Recolectar opiniones y luego decidirse por la acción correcta;
Hacer una votación;
Acompañar el consenso general de la opinión;
Aceptar la opinión de la mayoría, suponiendo que no haya un disenso significativo;
Continuar debatiendo las opciones hasta que todos esten de acuerdo.
PRESIDENCIA
Restrinja la cantidad de participantes: La productividad es inversamente proporcional a la cantidad de asistentes. “Para que un comité consiga hacer algo, debería consistir en no más de tres personas, dos de las cuales esten ausentes”. No permita que nadie se apodere de la reunión y presente extensamente su tema favorito, pero apenas pertinente. Asegúrese de que todos contribuyan, en especial los más callados. ¡Es probable que quienes hablan menos piensen más y tengan las mejores ideas! Mantenga una relación armónica entre usted y todos los demás. Un debate activo es bueno pero una discusión acalorada es contraproducente.
PUNTOS PARA DEFINIR
Las reuniones son:
La mejor manera posible de crear la ilusión de parecer importante y ocupado, al tiempo que se logra muy poco;
Una manera formidable de conseguir la cooperación de personas que trabajarán arduamente con entusiasmo y realizarán “milagros menores”.
A menos que luchemos constantemente por lograr el punto dos, por defecto consigueremos el punto uno. Durante un año, se asiste comunmente a reuniones que comprenden todos los niveles y todas las disciplinas de la compañia. Al demostrar habilidades eficaces para conducir reuniones, no sólo se ahorra tiempo personal sino que también se puede transformar muchos encuentros inútiles de dos horas de duración en efectivas reuniones de 30 minutos.
